skal sikre og udvikle skolens kerneydelse: Uddannelse

Syddansk Erhvervsskoles målsætning er at udvikle, gennemføre og servicere uddannelser, der tilfredsstiller erhvervslivets og den enkelte kundes behov for erhvervsrettet uddannelse og udvikling.

I henhold til ministerielle krav skal den enkelte erhvervsskole have et kvalitetssystem til

kvalitetsudvikling og resultatvurdering af de enkelte uddannelser

For at sikre såvel øget kundetilfredshed som bedst mulig effektivitet og ensartethed i vores processer og ydelser har vi beskrevet det procesorienterede kvalitetssystem. Det skal give et let tilgængeligt overblik over, hvordan vi på Syddansk Erhvervsskole frembringer resultater, der er i overensstemmelse med indgåede aftaler og myndighedskrav.

Det procesorienterede kvalitetssystems opbygning baseres på EFQM-ledelsesmodellen og således med inspiration i TQM-kvalitetsfilosofien.

Den strategiske ledelse (chefgruppen) fastlægger omfanget af det procesorienterede kvalitetssystems indhold, processer og procedurer. Den strategiske ledelse har også ansvaret for såvel implementering som anvendelse af kvalitetssystemet i de enkelte chefområder.

Det procesorienterede kvalitetssystems udvikling og vedligeholdelse samt dokumentationen koordineres af Projektcentret.

Du kan i menuen nedenunder detaljeret læse om Syddansk Erhvervsskoles kvalitetssystem.

Indledning

Syddansk Erhvervsskoles procesorienterede kvalitetssystem (herefter kaldet kvalitetssystemet) bygger på strukturen i EFQM-ledelsesmodellen med 9 kriterier, suppleret med en indledende beskrivelse.

Kvalitetssystemet er resultatet af strategiske beslutninger og bliver dokumenteret  på hhv. denne hjemmeside og skolens intranet (her lægges dokumentation der kun anvendes internt), som udvikles og vedligeholdes centralt med Projektcentret som koordinator. Kvalitetssystemets opbygning omfatter:

Kvalitetssystemet
Her beskrives kvalitetssystemet overordnet - herunder kvalitetssystemets formål, indhold, anvendelse, struktur, procedurer, skolens selvevaluering samt ledelsens ansvar, beføjelser, samarbejder og evaluering af kvalitetssystemet. 

Øvrige højre menupunkter
Konkrete dokumenter

Politik og strategi
Her beskrives skoles vision, mission, værdier og årsrytme. Der linkes til skolens pædagogiske- og didaktiske grundlag samt undervisningsplaner. 

Her finder du også skolens strategier i form af strategiplanen, KPI'er (Key Performance Indicator). Herunder også selvevalueringskonceptet på skolen og dokumentationen af denne.

Medarbejdere
Resultater fra medarbejdertrivselsundersøgelser og nøgletal der indikerer medarbejdernes tilfredshed.
Her finder du også beskrivelser af arbejdsmiljø og certificeringen af dette og personalepolitikker.

Erhvervsuddannelser
Resultater fra trivsels- og undervisningsmiljøundersøgelser blandt elever og nøgletal der indikerer på dette. 
Tilfredshedsundersøgelser blandt virksomheder der har elever på vores skole og statistik der viser udviklingen i skolepraktikken og praktikpladssituationen.

HTX - Teknisk Gymnasium
Resultater fra trivsels- og undervisningsmiljøundersøgelser blandt de studerende og nøgletal der indikerer på dette.

10. klasse
Resultater fra trivsels- og undervisningsmiljøundersøgelser blandt elever og nøgletal der indikerer på dette.

AMU kurser
Resultater fra tilfredshedsundersøgelser bland kursister og virksomheder og nøgletal der indikerer på dette.
Skolens eget tilsynssystem, der skal sikre kvaliteten på kurserne.

Formål

Kvalitetssystemet bygger overordnet på EFQM kvalitetsmodellen (European Foundation for Quality Management), og har til formål at systematisere, dokumentere, koordinere og regulere alle kvalitetspåvirkende aktiviteter på skolen. Kvalitetssystemet er ikke certificeret.

Kvalitetssystemet omfatter skolens erhvervsuddannelser, htx-uddannelser, EUX-uddannelserne (sorterer under erhvervsuddannelserne), skolepraktikordningen, folkeskolens 10. klassecenter i Grindsted og AMU-kurserne.

Formålet med skolens elektroniske kvalitetssystem/virtuelle kvalitetshåndbog er at udvikle, anvende og vedligeholde et system til støtte for, at vi med udgangspunkt i TQM/EFQM – filosofiens 8 grundlæggende begreber får den adfærd, der udmøntes i effektive processer og tilfredsstillende resultater – baseret på:

-  at skabe vedvarende værdi for kunderne [1]

-  at opnå resultater der tilfredsstiller kunderne

-  at fastholde formålet gennem visionært og inspirerende lederskab

-  at lede gennem processer og data

-  at styrke medarbejdernes indsats gennem udvikling og engagement

-  at sikre løbende forbedringer, innovation og læring

-  at udvikle og vedligeholde værdiskabende partnerskaber

-  at stræbe efter at forstå og modsvare interessenternes forventninger i samfundet

-  at vi til stadighed har fokus på de overordnede resultatområder -   herunder:

    -  vore kunders trivsel og tilfredshed og øvrige kunderesultater
    -  vore medarbejderes trivsel og øvrige medarbejderresultater
    -  samfundets tilfredshed og øvrige samfundsmæssige resultater
    -  skolens nøgleresultater
    -  fokus på effektivitet og løbende forbedringer i  den samlede kvalitetsudvikling
    -  sikre, at Undervisningsministeriets og andre myndighedskrav overholdes.

[1] Kundebegrebet skal forstås bredt – elever, studerende, kursister, virksomheder, myndigheder og kollegaer   m.fl. - alt afhængig af den givne relation.

Anvendelsesområder

Kvalitetssystemet er gældende for nedenstående uddannelsesområder på Syddansk Erhvervsskole.

Uddannelsesområder:

  • Erhvervsuddannelser (EUD)
  • Erhvervsuddannelser med fag på gymnasialt niveau (EUX)
  • Teknisk gymnasium (HTX)
  • Efteruddannelse (bl.a. AMU)
  • Skolepraktikordningen (SKP)
  • Folkeskolens 10. klasse i Grindsted.

og de til hvert uddannelsesområde hørende administrative/service- og tekniske funktioner.

Struktur

EFQM-modellen visualiserer den strukturelle tankegang der ligger til grund for Syddansk Erhvervsskoles kvalitetssystem.

Med inspiration fra forskellige kvalitetsteorier er skolens kvalitetssystem bygget op omkring EFQM-modellens ni kriterier.

Procedurer

Alle procedurer i kvalitetssystemet er underlagt central styring, så det sikres, at kun gældende dokumenter er tilgængelige for brugerne og andre interesserede.

Samtlige dokumenter skal kunne identificeres ud fra en fastlagt standard med: dokumentnavn, nummer, dato, udarbejdet af, godkendt af. og redigeret dato.

Alle skabeloner og blanketter findes på skolens intranet.

Ledelsens ansvar og samarbejde

Den strategiske ledelse (direktionen og chefgruppen) har ansvaret for at sikre, at kvalitetssystemet opbygges så det omfatter:

  • Kendskab til kundernes, aftagernes og øvrige interessenters krav vedr. behov og forventning samt oplevelse af skolens kvalitet
  • Formulerede kvalitetsmål og -politikker
  • Udbredelse af kvalitetsmål og -politikker, så de er kendt og efterleves af de ansatte
  • Dokumenteret effektivitet bl.a. gennem hensigtsmæssige kvalitetsprocedurer og kommunikationsprocesser
  • Fastsættelse af krav og ressourcer til gennemførelse og verifikation af aktiviteterne
  • Kendskab til det faktiske kvalitetsniveau og sikring af opfyldelse af kvalitetsmålene
  • Revurdering og fastlæggelse af kvalitetsplan/forbedringsplan

Ledelsens repræsentant - og projektcentrets funktion
Ressourcedirektøren og lederen af projektcentret er ledelsens repræsentanter vedrørende det overordnede ansvar for kvalitetssystemet.

Kvalitetskonsulenten har det daglige ansvar og den praktiske koordinering af kvalitetssystemets opbygning, anvendelse og vedligeholdelse.

Projektcentret indgår i tværorganisatorisk samarbejde, og koordinerer en tilvejebringelse af kvalitetsdokumentation.

Det er projektcentrets ansvar at koordinere de tværorganisatoriske opgaver.

Samarbejde på alle niveauer i organisationen
Til støtte for kvalitetssystemets opbygning , implementering og effektivitet, involveres ledere, chefer og medarbejdere via de KPI'er (Key Performance Indicator) der overordnet bliver meldt ud på skoleniveau og som bliver nedbrudt på afdelingsniveau.

Afdelinger og medarbejder evaluerer KPI'erne i deres lokale selvevaluering og indgår derfor naturligt i selve udførelsen af aktiviteterne i kvalitsforbedringsarbejdet, ud fra de handlingsplaner der er affødt af selvevalueringen.

HovedSamarbejdsUdvalg (HSU)
Til støtte omkring medarbejdertrivselsundersøgelser og APV undersøgelser, bruges den eksisterende samarbejdsstruktur: Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) – Lokale Samarbejdsudvalg (LSU).

HSU forelægges:

•Oplæg
•Oplæg vedrørende de overordnede kvalitetspolitikker og –strategier
•Overordnede resultater fra kvalitetssystemet.

samt er med til at udpege personer til evt. tværgående projektgrupper

Ledelsens evaluering

Syddansk Erhvervsskole har i 2015 igangsat en strategi som løber frem til 2017. Sammen med strategien er der opstillet en lang række KPI'er, som er medstyrende i forhold til skolens aktiviteter, selvevaluering og den ledelsesmæssige styring, både på skole- og afdelingsniveau.

Ledelsen evaluering vil derfor bestå i at evaluere på både strategi og KPI'er. KPI'ernes progression vil blive evalueret hvert år i forhold til 2017 målet. 

Den overordnede strategi vil blive evalueret næste gang i 2017.

Formålet med evaluering i ledelsen er:

  • gennem systematisk opfølgning at evaluere på kvalitetsudviklingen på SDE, gennem KPI'erne.
  • at fastlægge skolens indsatsområder for kvalitetsudvikling og den overordnede retning i strategiplanen

Selvevaluering

Selvevaluering handler om, at uddannelsernes chefer, ledere og medarbejdere på systematisk vis identificere og prioritere løbende forbedringer på skolen, ud fra fastsatte mål.

På Syddansk Erhvervsskole er det besluttet at lede og styre efter KPI'er (Key Perfomance Indicators) i alle afdelinger.

Hvad er KPI'er?
KPI'er er en forkortelse  for Key Perfomance Indicators. 
Den strategiske ledelse fastlægger de overordnede mål i KPI'er, hvilket skal sikre at skolen styrer mod de samme mål, med udgangspunkt i skolens overordnede KPI'er.

Campuschefer og de enkelte afdelingers- og uddannelsesledere, har ansvaret for at sikre at skolens strategimål/KPI'er opnås, gennem selvevaluering.

Selvevalueringens konklusioner udtrykkes ved aktiviteter i en handleplan, der skal være med til at forbedre kvaliteten på skolen og gøre skolens uddannelser mere attraktive og til at opnå skolens fælles mål. Selvevalueringen foregår i februar måned, hvert år.

Handlingsplanerne skal sikre, at de planlagte aktiviteter gennem information, træning og gennemførelse af de planlagte aktiviteter, bliver et naturligt redskab for alle medarbejdere.

Projektcentret skal bidrage til afdelingernes implementering af handleplaner – bl.a. med procedurer og resultatdokumentations aktiviteter.

Dokumentation af selvevalueringen
Handlingsplaner der er et produkt af selvevalueringerne, ligger på et fællesdrev internt på skolen.

Løbende forbedringer

For at tilpasse skolens kvalitet til kundernes krav og samfundets forventninger i øvrigt, foretages der løbende forbedringer af kvalitetssystemet.

Det er vigtigt for os, at vore metoder og værktøjer er enkle, og hviler på mål- og rammestyringsprincippet.

På baggrund af praktisk gennemførelse og ved systematisk opfølgning af processernes effektivitet, foretages de nødvendige justeringer, således at kvalitetssystemet hele tiden er ajourført.

Løbende forbedringer baseres på tankegangen i kvalitetscirklen:


Planlæg 
forbedringer
Hvilke funktioner skal forbedres?
Hvad er ledelsesholdningerne og de overordnede mål?
Beskriv problemstillingen generelt
Find eksempler på problemet og find årsager
Opstil mål og løsningsforslag
Bestem checkpunkter og måleparametre

Afprøv forbedringer
Foretag eksperimenter
Gennemfør træning og uddannelse
Indfør forbedringer evt. i et begrænset område

check om forbedringer når de opstillede mål
Bekræft eller afkræft resultater
Sæt ind med hurtige, nødvendige korrektioner
find grundårsager til eventuelle manglende resultater

Korrigér i forhold hertil og opstil en standard
Sæt ind på årsagssiden og forebyg gentagelser
Standardisér og implementér
Overvej, hvordan det kan gøres endnu bedre 

Løbende forbedringer - kvalitetssystemets optimering
Opstår afvigelser, der medfører at de fastlagte mål ikke kan realiseres, udarbejdes rapporter (skemaer) for at sikre opfølgning.

Afvigelser, reklamationer, selvevalueringer, forslag til forbedringer m.m. danner baggrund for en vurdering af behovet for en opfølgningsplan med korrigerende og forebyggende handlinger.

Kvalitetslederen koordinerer i samarbejde med afdelingerne og de implicerede ledere gennemførelsen af de løbende forbedringer – ud fra fastlagt procedure.

Implementering

INFORMATION OG TRÆNING

Den strategiske ledelse fastlægger de overordnede mål i form af KPI'er (Key Perfomance Indicators). KPI'erne skal sikre at skolen styrer mod de samme mål.

De enkelte afdelingers ledere har ansvaret for at sikre, at der udarbejdes handlingsplaner for aktiviteter, der skal være med til at forbedre kvaliteten på skolen og til at opnå skolens fælles mål.

Handlingsplanerne skal sikre, at de planlagte aktiviteter gennem information, træning og gennemførelse af de planlagte aktiviteter, bliver et naturligt redskab for alle medarbejdere.

Projektcentret skal bidrage til afdelingernes implementering af handleplaner – bl.a. med procedurer som resultatdokumentationsaktiviteter.

Tilgængelighed

Kvalitetssystemet er tilgængeligt via skolens hjemmeside for "Kvalitet". Eventuelle interne data vil foreligge på skolens intranet eller fællesdrev.