Privatlivspolitik for elever

Privatlivspolitik for elever og kursister på Syddansk Erhvervsskole 

Efter Databeskyttelsesforordningens artikel 14 har vi pligt til at give dig en række oplysninger når vi modtager oplysninger om dig. Dette notat forklarer hvordan Syddansk Erhvervsskole behandler dine personlige informationer i forbindelse med din uddannelse.

Persondatalovgivning
Når Syddansk Erhvervsskole registrerer oplysning om dig, skal vi oplyse dig om:

• hvem der er dataansvarlig
• formålet med behandlingen af dine oplysninger
• hvilket juridiskgrundlag vi har for at behandle dine oplysninger
• hvilke kategorier af oplysninger der behandles
• hvor vi har dine oplysninger fra
• hvem dine oplysninger udveksles med og
• Dine rettidigheder som registreret

Dataansvarlig
Syddansk Erhvervsskole Odense-Vejle
Munkebjergvej 130
5230 Odense M

Telefon: 7010 9900
E-mail: sde@sde.dk
Hjemmeside: www.sde.dk 
CVR-nummer: 35228616

Formål
Skolen har brug for at indsamle, anvende og opbevare persondata i forbindelse din optagelse på og gennemførelse af uddannelse- og/eller kursusforløb enten facilitereret af eller gennemført på Syddansk Erhvervsskole.

Derudover bruges dine data til statistiske formål i anonymiseret form.

Denne politik beskriver hvordan vi håndterer, opbevarer og beskytter dine oplysninger.

Lovgrundlaget
Vi behandler dine personlige data på et juridiske grundlag. De love og dertilhørende bekendtgørelser som danner grundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er:

• Lov om de gymnasiale uddannelser
• Forvaltningsloven (hele)
• Offentlighedsloven
• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven (når vedtaget)
• Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
• Lov om erhvervsuddannelser
• EUX-loven
• Lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v.
• Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø
• Lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser m.v.
• Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
• Lov om Danmarks Evalueringsinstitut
• Bek. om arbejdsmarkedsuddannelser.
• Bek. Om undervisning mv. inden for forberedende voksenundervisning
• Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet m.v. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag

Vi registrerer følgende persondata om dig:
Afhængig af uddannelse eller kursusforløb behandler vi flere af de følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Navn
• Kontaktoplysninger (adresse, tlf.nr., mailadresse)
• Kontaktoplysninger på forældre/værger, når eleven/kursisten er under 18 år.
• Cpr.nr
• Dokumentation for tidligere uddannelse og erhvervserfaring
• Uddannelsesplan
• Købsaftale
• Uddannelsesaftale
• Billede (selv uploadet til studiesystemet)
• Helbredsmæssige oplysninger i særlige tilfælde (sygeeksamen, specialpædagogisk støtte, fraværsopfølgning og trivselsforanstaltninger)

Kilder til persondata:
Vi indhenter persondata om dig fra følgende aktører:

• Optagelse.dk
• Voksenuddannelse.dk
• Virksomheder
• Efteruddannelse
• CPR-register
• Jobcentre
• Folkeskoler
• eller direkte fra dig selv

Hvem ser dine data:
På Syddansk Erhvervsskole er det kun ansatte der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dine personoplysninger, der har adgang til dem.

Ud over ansatte på Syddansk Erhvervsskole kan nogle af dine oplysninger, ud fra et retsligt grundlag, blive videregivet eller overladt til følgende modtagere:

• Andre uddannelsesinstitutioner
• Skolens IT-leverandør - ESIS
• Mester
• Styrelsen for IT og Læring
• Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet
• Undervisningsministeriet
• Faglige udvalg
• Jobcentre
• Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte
• Skolens revisor
• Ungdommens Uddannelsesvejledning
• Produktionsskoler
• Forældre/værge til unge under 18 år.

Derudover kan dine personoplysninger bliver videregivet til en tredjepart hvis Syddansk Erhvervsskole har indgået enten en databehandler eller samarbejdsaftale med disse. Dette kun i tilfælde af, at den eksterne leverandør bistår Syddansk Erhvervsskole med dennes retslige behandling af dine personoplysninger.

Anvendelse af data
Personoplysninger bruges alene i forbindelse med den nødvendige varetagelse af dit uddannelses- eller kursusforløb på Syddansk Erhvervsskole.

Alle brugere er ansvarlige for enhver brug af deres personlige adgange og konti og har pligt til at håndtere passwords mv. forsvarligt, således at de ikke kommer andre i hænde.

Opbevaring af data
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, der er et formål, og som minimum i hele den periode dit uddannelses- eller kursusforløb varer.

Vi opbevarer som hovedregel dine personoplysninger, så længe vi er juridisk forpligtet til.

Følsomme personoplysninger slettes 6 mdr. efter eleven/kursisten er stoppet og almindelige personoplysninger slettes 2 år efter eleven/kursisten er stoppet, med mindre lovgivningen foreskriver andet. Eksempler på lovgivning kunne være:

• Karakterbeviser gemmes i 30 år
• Uddannelsesaftaler gemmes 3 år efter uddannelsen er gennemført

Overførsel til lande udenfor EU/EEA

Vi overfører ikke data til lande udenfor EU/EEA.

Dine rettigheder
Som registreret har du med databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Disse rettigheder er:

• retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
• retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret)
• retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
• retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
• retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
• retten til at få transmitteret oplysninger til andre (dataportabilitet)
• dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse.

Du kan finde mere om dine rettidigheder som registreret i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du har altid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du ikke mener, at den måde vi behandler dine oplysninger på er korrekt. Du finder kontaktoplysninger til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk/kontakt

Privatlivspolitik til elever vedr. billeder samt video- og lydoptagelser  

Syddansk Erhvervsskole (herefter kaldet ”Skolen”) kommunikerer og markedsfører sig i brochurer, på hjemmesider, på sociale medier m.m.
I denne privatlivspolitik får du vigtig information om Skolens brug af dine personoplysninger i den sammenhæng.

Vi skal give dig denne information efter den lovgivning, der hedder Databeskyttelsesforordningen. Vi forkorter den GDPR.

1. Formål med behandlingen
Vi anvender billeder og video- og lydoptagelser af og med elever for at fortælle om livet på skolen, de faglige og sociale aktiviteter, skolens tilbud, for at ønske elever tillykke og for at tiltrække nye elever.

Vi behandler normalt billeder og video- og lydoptagelser med almindelige, ikke-følsomme oplysninger. I få tilfælde kan de indeholde følsomme personoplysninger f.eks. religiøs hoved-beklædning, en halskæde med et kors eller en person i kørestol.

2. Det juridiske grundlag for indsamling og behandling af personoplysningerne
Vi skal fortælle dig om den lovgivning, vi bruger, når vi bruger billeder mv. af dig. Den information følger her:

Når vi opbevarer og offentliggør billeder og video- og lydoptagelser, sker det for det meste fordi, skolen har legitime interesser i at fortælle om livet på skolen, både de sociale og faglige aktiviteter, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra e 

Nogle gange har vi brug for at indgå en aftale om brug af billeder med dig eller dine forældre/værger, hvis du er umyndig. Det er særligt, når vi vil markedsføre skolen, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b. I den forbindelse registrerer vi også dine kontaktoplysninger. Alternativt indhenter vi dit samtykke til behandlingen, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a.

Hvis vi behandler følsomme personoplysninger, f.eks. religiøs hovedbeklædning, en halskæde med et kors eller et billede af dig i kørestol, indhenter vi dit samtykke, jf. GDPR art. 9, stk. 2, litra a, og art. 6, stk. 1, litra a.

Tilbagetrækning
Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, vil tilbagekaldelsen ikke påvirke offentliggørelsen og videregivelsen før tilbagekaldelsen. F.eks. kan vi ikke trække brochurer og reklamer tilbage, hvis de allerede er trykt, men vi kan godt fjerne et billede af dig på hjemmesiden.

Skolen eller en af vores samarbejdspartnere tager billeder og video- og lydoptagelser af og med dig. Det er frivilligt, om du vil være med på billedet eller video- og lydoptagelser. Du er ikke forpligtet til at være med, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis du ikke ønsker at være det.

Når vi tager billeder og video- og lydoptagelser til brug for markedsføring, indgår vi som udgangspunkt en aftale om brug af billeder, eller du giver samtykke til det. For at vi kan indgå disse, giver du os dine kontaktoplysninger, som vi opbevarer sammen med aftalen og samtykket. Konsekvensen af at du ikke giver os dine personoplysningerne vil være, at vi ikke kan indgå aftalen med dig.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kommunikationsafdelingen på kommunikation@sde.dk

3. Videregivelse af personoplysningerne
Billeder og video- og lydoptagelser kan blive delt og offentliggjort på sociale medier (f.eks. Youtube, Twitter, LinkedIn, Snapchat), hjemmeside og Skolens intranet og via andre online og fysiske kanaler f.eks. brochurer. 

Ift. Facebook og Instagram (begge udbudt af Facebook Ireland Limited): 

Hvis du har givet samtykke til det, eller det er omfattet af aftalen, videregives oplysninger til Facebook med henblik på at offentliggøre opslaget på mediet, og på at de kan opfylde deres egne formål ifølge deres vilkår, herunder kunstig intelligens, profilopbygning og afdækning af netværk.

4. Overførsel af personoplysninger til databehandlere 
Vores hjemmeside driftes af en ekstern IT-leverandør, som behandler personoplysningerne på vores vegne. 

5. Opbevaringsperiode
Vi opbevarer personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de oven-for anførte formål, dog ikke længere end [2 år]. 

6. Dine rettigheder
Du har som beskrevet i GDPR disse rettigheder: 

• Retten til at få indsigt i personoplysningerne
• Retten til at få ændret ukorrekte og misvisende personoplysningerne
• Retten til at få slettet personoplysningerne
• Retten til at få begrænset personoplysningerne

Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Ret til at gøre indsigelse:
Du har ret til at - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod be-handling af personoplysninger, hvor hjemmelen er legitime interesser eller offentlige interes-ser. Skolen må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre kan påvise meget gode grunde til behandlingen, der går forud for hensynet til dig, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Du har f.eks. ret til at gøre indsigelse, når skolen tager billeder, video- og lydoptagelser af store forsamlinger eller på afstand, da vi ikke mulighed for at spørge dig først, om du vil være med på billedet. Hvis der er en fotograf i nærheden, og du ikke ønsker at være med på bille-der, kan du også gå væk fra kameraet eller sige det til fotografen.

7. Sociale medier
Når vi bruger Facebook og Instagrams funktion ”Indsigt i Side/Stories”, er både Skolen og me-diet ansvarlig for personoplysningerne. Du kan læse mere om det her https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum (vælg dansk nederst på siden, hvis den kommer frem på engelsk).

8. Kontakt til Skolen
Hvis du har spørgsmål til vores brug af personoplysninger om dig eller udnyttelsen af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte Skolen: 

Syddansk Erhvervsskole
Munkebjergvej 130
5230 Odense M
CVR-nr.: 35228616

E-mailadresse: sde@sde.dk
Tel nr.: 70109900