Privatlivspolitik for medarbejdere
Her beskrives hvordan Syddansk Erhvervsskole behandler dine personlige informationer i forbindelse med din ansættelse.
Formål
Skolen har brug for at indsamle, anvende og opbevare persondata i forbindelse med din ansættelse.
Denne politik beskriver hvordan vi håndterer, opbevarer og beskytter dine oplysninger.
Vi registrerer følgende persondata om dig
Fornavn(e) og efternavn, e-mail og telefonnummer, adresse, CPR-nummer.
Oplysninger givet ved ansøgningen til jobbet.
Lønindplacering og dokumentation for lønudvikling.
Referater fra MUS.
Oplysninger om syge- og andre fraværsdage, herunder oplysninger om evt. børn nødvendige for eks. orlov, omsorgsdage og barsel. Ferie.
Ansættelsesmæssige forhold og evt. sager.
Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler.
Personlighedsprofil til brug for teamsamarbejde.
Uddannelses- og kursusbeviser.
Uddannelsesplaner og/eller handlingsplaner.
Oplysninger om gyldigt kørekort.
Dit billede til telefonbogen bruges efter dit samtykke.
Du har selv mulighed for at oplyse om nærmeste pårørende og skal selv vedligeholde oplysningerne.
Kilder til persondata
Vi indhenter persondata om dig:
- Direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os.
- Gennem dine aktiviteter som ansat hos os, eksempelvis gennem din adfærd, interaktion med andre ansatte, kunder/elever, bopælskommune eller andre offentlige myndigheder. Herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto
- Fra tredje part, som kan være: referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer
Lovgrundlaget
Vi behandler dine personlige data på følgende juridiske grundlag, EU´s databeskyttelsesforordning/GDPR:
Artikel 6. 1a (samtykke)
Artikel 6. 1b (databehandling nødvendigt for at udforme en kontrakt som du er part i eller for at udføre de nødvendige handlinger før kontraktindgåelse)
Artikel 6. 1c (retlig forpligtelse)
Artikel 6. 1e (offentlig myndighedsudøvelse)
Artikel 6. 1f (afbalancering af interesser)
CPR-nummer behandles på basis af den danske databeskyttelsesforordnings regler.
Hvem ser dine data
Adgang til dine personoplysninger gives kun til ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem. Det er helt overvejende dine overordnede ledere samt ansatte i HR & Personale.
Anvendelse af data
Personoplysninger bruges alene i forbindelse med den nødvendige administrative varetagelse af dit ansættelsesforhold.
Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart. Undtaget er tilfælde, hvor der er tale om en ekstern leverandør der, for at kunne levere den funktionalitet SDE efterspørger, har behov for at tilgå/overføre disse data mellem systemer som SDE benytter. I disse tilfælde sikres det bl.a. med en databehandleraftale fra leverandøren, at fuld fortrolighed og gældende lovgivning overholdes.
Alle brugere er ansvarlige for enhver brug af deres personlige adgange og konti og har pligt til at håndtere passwords mv. forsvarligt, således at de ikke kommer andre i hænde.
Opbevaring af data
Dine data opbevares sikkert og fortroligt.
Vi gemmer kladder, mails og andre arbejdsnotater i et år, hvorefter de slettes.
Dokumenter vedrørende økonomiske transaktioner slettes efter 5 regnskabsår.
Din elektroniske personalemappe findes i Medarbejderplan. Du har her selv indsigt i hvad der opbevares om dig.
Vi gemmer dine data i det tidsrum der er fastsat af lovgivningen eller i en aftale der er indgået med dig. I sjældne tilfælde vil vi gemme oplysninger længere, i forhold til at vi som arbejdsgiver kan forfølge en legitim interesse i at vurdere et ansættelsesforhold eller dokumentere en sag overfor offentlige myndigheder.
Dine data blive gemt indtil 5 år efter din fratrædelse. Derefter slettes alle dine persondata. I sjældne tilfælde (ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme) skal vi opbevare dine data i op til 30 år.
Overførsel til lande udenfor EU/EEA
Vi overfører ikke data til lande udenfor EU/EEA.
Dine rettigheder
- retten til at få oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt)
- retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret)
- retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse)
- retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt)
- retten til begrænsning af behandling og gøre indsigelse
- dataansvarlig skal underrette modtagere om sletning, begrænsning og berigtigelse
Hvis du ønsker at vide hvilke personoplysninger vi har lagret om dig skal du se i din personalemappe i Medarbejderplan.
Kontakt os på hr-personale@sde.dk vedrørende ovenstående information.
Databeskyttelsesrådgiver Odense M
